the OFFICER: jouw administratieve & financiële sidekick
Duik in jouw bedrijfsprocessen
De bedrijfsprocessen van jouw zaak, daaronder versta ik een reeks van taken die elkaar opvolgen & die regelmatig terugkeren.
Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin je een contract ontvangt:
Dat belandt in je mailbox of in de brievenbus
Indien digitaal wordt het vaak uitgeprint
Vervolgens komt het op de bureau van de verantwoordelijke terecht
Die leest het contract & ondertekent het
Er wordt een kopie gemaakt voor de eigen administratie, en het origineel wordt teruggestuurd of doorgemaild
De ervaring leert me dat maar bitter weinig bedrijven hun bedrijfsprocessen ergens hebben uitgeschreven. Laat staan dat ze af en toe stilstaan bij de vraag of het allemaal niet simpeler en efficiënter kan. Vanuit mijn rol als administratieve sidekick help ik je om het laaghangend fruit te spotten én het ook te plukken.
Het ultieme doel: een logische & efficiënte workflow
Wanneer we samenwerken breng ik eerst alle bestaande bedrijfsprocessen in kaart. Daarbij bekijken we wat we anders kunnen aanpakken, automatiseren of uitbesteden. En is er nog geen vaste procedure voor bepaalde taken? Dan brainstormen we samen over wat haalbaar is.
Op die manier kom je tot een efficiënte workflow voor o.a:
Facturen
Onkostennota’s van medewerkers
Inschrijvingen voor events
Input van data in je CRM-systeem
Onthaal van nieuwe medewerkers
…
De voordelen van duidelijk afgelijnde bedrijfsprocessen
Door hier één keer grondig over na te denken bespaar je tijd en energie (want je hoeft je niet telkens af te vragen: “ah ja, hoe deden we dat ook alweer?”)
Minder kans op fouten wanneer iedereen in je bedrijf dezelfde taak op dezelfde manier aanpakt.
Medewerkers leren ownership nemen, want iedereen weet perfect voor welk deel van het proces hij of zij verantwoordelijk is.
Nieuwe medewerkers raken makkelijker ingewerkt als je procedures op papier staan.
Genoeg geïmproviseerd, tijd voor actie!
Jouw partner in crime om orde te scheppen in de chaos: da’s een rol die ik met veel plezier op mij neem. Ik hoor graag hoe jij dat ziet tijdens een eerste gesprek.
